Zorgkopzorg #3: Wie beheert de relatie gemeente - zorgpartner?

Heeft de gemeentelijke zorg-inkoopstrategie geleid tot nieuwe contracten met oude en nieuwe partners? Dan begint nu het echte samenwerken. Zeker als een gemeente gebruik maakt van pilots om nieuwe vormen van zorg aan te bieden, levert dat nieuwe kopzorgen op. En daarom dit derde artikel in onze serie over gemeentelijke zorgkopzorgen, met de brandende vraag: “Help, wie beheert de relatie met de zorgpartners?"

In onze vorige ‘kopzorgen’ behandelden we de vertaling van inkoopstrategie naar goede contracten en de moed om geld te laten rollen. Vandaag zoomen we in op het beheer van de contracten. Of liever: het beheer van de hele relatie met de partners, inclusief de contracten. Want daar zit ‘m nu net de kopzorg. Wie tilt de relatie gemeente - zorgverleners naar een hoger niveau?

Contracten beheren en afdwingen, dat hebben gemeenten vaak wel in de vingers. Maar een geslaagd partnerschap ontstaat pas als alle aspecten van de relatie goed verzorgd worden. Dat is veel meer dan de administratieve en financiële afhandeling. Sterker nog, als een gemeente te passief deelneemt in een pilot, is een samenwerking gedoemd te mislukken. Actief en constructief meedenken, plannen durven aanpassen, nieuwe richtingen verkennen, resultaten kritisch durven bekijken, het hoort er allemaal bij.

Eric Dorscheidt: “Eigenlijk gaat het over een nieuw vak binnen de overheid. De meeste gemeenten hebben wel al contractmanagers of accountbeheerders. Hun focus ligt vaak nog bij het opvolgen van de lettertjes. Bij het soort partnerschappen en pilots dat we tegenwoordig zien, is dat echt niet meer voldoende. Iemand bij de gemeente moet de brug met de leveranciers slaan. Hun manier van denken in de gemeente brengen, en andersom. Hij of zij is degene die de gemeentelijke organisatie vertegenwoordigt. Die daar input ophaalt, maar ook weer terugkoppelt wat er bij de partner leeft. De relatiebeheerder als de trechter waardoorheen de informatie stroomt. Dat is een vak. En meestal een voltijdsbaan.”

Er is veel tijd gaan zitten in de inkoopstrategie, de selectie van de partners en het maken van de contracten, en nu willen gemeenten en aanbieders vooral hard vooruit. Eric en de adviseurs uit zijn team Sociaal Domein merken dat veel gemeenten onder tijdsdruk snel beslissingen nemen die de samenwerking al in gevaar brengen nog voordat ze goed en wel gestart is: “Gemeenten weten best dat er – zeker bij zorgpilots – al doende veel vragen en lancunes in de afspraken naar boven komen. Toch nemen ze vaak niet de tijd om de juiste mensen erop te zetten om hiermee om te gaan. En ook niet om die in te bedden in de solide en toch flexibele structuur. Dat is gevaarlijk, want als er een te grote kloof ontstaat, kunnen ze de grip volledig kwijt raken. Onder druk van de financiën te snel willen gaan is niet verstandig.”

Het advies is dus: niet halsoverkop in volle vaart en op goed geluk vooruit. Gemeentes moeten de tijd nemen om twee dingen goed aan te pakken: de juiste structuur verankeren om de samenwerking tot volle wasdom te laten komen, en de werking van de structuur borgen. Dat laatste betekent: de juiste mensen op de juiste plek.

Eric: “Voor een aantal middelgrote gemeenten hebben we inmiddels een structuur opgezet. Belangrijk is dat je de rollen en taken goed beschrijft en communiceert. Vervolgens maak je ook iemand verantwoordelijk om de werking in de gaten te houden. Die persoon moet voelen dat hij of zij er niet alleen voor staat. Je hebt het dus ook over hoe het gaat (het proces) en niet alleen over de inhoud. Welke voortdurende training en coaching is er? Welke overlegmomenten en duidelijke afspraken over terugkoppeling en bijsturing tussen de verschillende lagen bij de gemeente, tot en met de beleidsmakers aan toe? Hoe beoordeel je tussentijds de samenwerking?”

Wie binnen de gemeente kan die rol op zich nemen? Dat is vaak een struikelblok.

Eric: “In het begin van de decentralisaties gingen veel voormalig accountmanagers, contractmanagers en inkopers vanuit de verzekeraars bij gemeentes aan de slag. Dat werkte vaak niet optimaal, omdat die te veel gefocust waren op de commerciële en financiële aspecten. Of omdat de politieke dynamiek anders is dan bij zorgverzekeraars. Daar moet je mee om kunnen gaan."

"Bovendien is er vaak sprake van samenwerking tussen meerdere gemeenten en dus verschillende opdrachtgevers tegelijkertijd. Eigenlijk is er een nieuwe stijl relatiebeheerder nodig, die in staat is om vanuit gemeente, zorggebruiker en zorgverlener te blijven denken. Die redeneert vanuit de geest achter het contract dat de gemeente heeft afgesloten, niet altijd vanuit de letter. En die er energie van krijgt om in die complexiteit te leren en samen stappen te zetten.”

Herkenbaar? Ideeën waar we deze Zorgrelatiemanagers Nieuwe Stijl kunnen vinden? Deel ze met ons!

Noot bij dit artikel - Gemeenten worstelen met hun zorgpartners, nu veel contracten tussen gemeenten en aanbieders van (jeugd) zorg en ondersteuning verlopen. Waarom lopen de samenwerkingen vaak zo stroef? Hoe maken we ze beter? Onder de titel “ZorgKopZorgen” proberen we de komende maanden af en toe een stapje terug te doen en de grote uitdagingen te beschrijven die onze adviseurs tegenkomen bij gemeenten, en doen we een eerste stap(je) om ze op te lossen. 

Lees ook onze eerste artikelen over Zorgkopzorgen: "Help, onze inkoopstrategie werkt niet" en "Help, wie durft het geld uit te geven?"