WIJeindhoven helpt Eindhovenaren die (tijdelijk) ondersteuning nodig hebben om weer grip te krijgen en te houden op hun leven.
Stichting WIJeindhoven is de uitvoeringsorganisatie van gemeente Eindhoven op het gebied van ondersteuning aan inwoners met een hulpvraag op het gebied van participatie, inkomen, Wmo-voorzieningen, jeugdhulp en maatschappelijke opvang.
Onderdeel daarvan is het versterken van buurten en netwerken omdat die een rol kunnen spelen bij de grip op het leven van inwoners.
Inleiding
In 2019 onderzocht WIJeindhoven zelf of en eventueel hoe het eerste contact met de organisatie (Toegang) verbeterd kon worden. De conclusies uit dit onderzoek hadden onvoldoende draagvlak om uitgevoerd te worden. De adviezen waren nog niet overal even concreet. Daarom zocht WIJeindhoven vanaf 2021 naar een extern onafhankelijke projectleider die het traject vlot kon trekken aan de hand van een gestructureerde projectaanpak en ervaring had met het betrekken van alle belangrijke stakeholders. De directeur-bestuurder van WIJeindhoven kende KokxDeVoogd van eerdere samenwerkingen als betrouwbaar bureau.
“We hebben de doorontwikkeling van Toegang als een mooi traject samen opgepakt,” aldus Ineke van Aaken (manager Uitvoering).
Eerst een gedragen advies
In de eerste fase had Babs—met voormalig collega Eric Dorscheidt—de rol van onderzoeker en adviseur om tot een gedragen advies aan het MT te komen. Ineke van Aaken vertelt:
“Er zijn verschillende dingen die Babs doet om een project tot een goed einde te brengen. Ten eerste, als Babs haar zinnen ergens op zet, krijgt ze datgene boven tafel. Dat doet ze door de juiste vragen te stellen. Daar is geen ontkomen aan. Vervolgens beheerst zij de kwaliteit om het samen te vatten.
Op zeer korte termijn zet zij dat om naar een visueel ondersteund document. Dat zijn startdocumenten om door te gaan. Goed luisteren, samenvatten, structureren en doorpakken. Afspraak is afspraak.”
“Je zag bij project Toegang dat er nog op heel veel onderwerpen specifieke keuzes gemaakt moesten worden. Babs is dan degene die net zo lang blijft doorpeuteren totdat zij en jij kan zeggen: dit is goed,” vult Marieke Hendriksen aan, Communicatiemanager bij WIJeindhoven.
“Zo hebben we ‘een oude-koeien-uit-de-sloot sheet gemaakt, voordat we zijn begonnen. Daardoor konden we het gesprek dat daarop volgde beter voeren op het niveau waarop je dat wilt”, zegt Marieke. Het tussentijdse resultaat was daarmee een gedragen advies wat aan het MT gepresenteerd kon worden.
Dan pas doorontwikkelen
“Het is goed om te benoemen dat KokxDeVoogd niet kosten wat het kost betrokken probeert te blijven. Maar ook zeker dat een adviseur zegt: ik ben een passant, zorg dat het goed geborgd is. Dat heb ik het verleden wel anders meegemaakt.”
Dat leidde ertoe dat KokxDeVoogd in de tweede fase een andere rol aannam, namelijk die van facilitator en adviseur van de interne kwartiermaker.
Zo omschrijft de interne kwartiermaker Kim Libregts zelf: “Per fase werd gekeken welke rol wenselijk was, en KokxDeVoogd paste zich daarop aan. Daardoor werden we echt een team.” De kwartiermaker kon weer kwartiermaken.
Van projectstatus naar continue ontwikkeling
Ineke: “Het belangrijkste resultaat van het project is dat we zijn bewogen van projectstatus naar continue leren en ontwikkelen. We kwamen los van een traject dat al jaren duurde. We hebben een continue investering in professionaliteit van toegangsmedewerkers.
We hebben een vakgroep waarmee steeds wordt gesproken over ontwikkelingen: extern en intern. Verbindingen worden gelegd met andere activiteiten in de organisatie die van directe invloed zijn op het werk van de toegangsmedewerker.”
Kim vult aan: “Het gevoel van vertrouwen, gehoord en gezien worden waren nodig voor een goede basis waarop we verder door kunnen ontwikkelen via de reguliere weg. Onderdelen binnen toegang zoals de telefonische achtervang wordt doorontwikkeld. Dat vloeit voort uit de doorontwikkeling die we nu hebben gedaan. We hebben samen met de toegangsmedewerkers een fundering gelegd waarop we als organisatie verder kunnen bouwen.”
Voor die doorontwikkeling is KokxDeVoogd niet langer nodig.
Geïnspireerd door de transformatie van de Toegang bij WIJeindhoven?
Neem vrijblijvend contact op met Babs om te zien wat ze voor jouw organisatie kan betekenen.