Opdrachtgever
Gemeenteraad Zutphen
Geholpen door
Victor Eiff en Sanne van der Meer
Spreek een adviseurHet quick scan raadsonderzoek naar extreme woonoverlast in de Gemeente Zutphen is ingezet vanuit onvrede waarop de burgemeester over dit dossier heeft gecommuniceerd. Met het doel om inzicht te krijgen in de opzet en uitvoering van het beleid over extreme woonoverlast.
Het quick scan raadsonderzoek naar extreme woonoverlast in de gemeente Zutphen was een eerste raadsonderzoek waartoe de gemeenteraad besloot.
Aanleiding hiertoe was irritatie bij een groot deel van de gemeenteraad over de wijze waarop zij door de burgemeester over dit dossier werd geïnformeerd.
Op grond hiervan wenste de raad eigenstandig onderzoek te doen en daarmee inzicht te verkrijgen in de wijze waarop het beleid met betrekking tot extreme woonoverlast in Zutphen is opgezet en wordt uitgevoerd.
Inleiding
Bijvangst van dit raadsonderzoek heeft geholpen om de kwaliteit van informatievoorziening en de wijze van vergaderen van de raad naar een hoger plan te tillen.
Dit zorgt ervoor dat de raad zich meer kan richten op hoofdlijnen en effecten van beleid in plaats van details in de uitvoering. Bovendien draagt het bij aan verbetering van de relatie tussen raad en college waardoor besluitvorming sneller tot stand kan komen
Birgitta Dolfing, raadsadviseur: “Zo’n eerste raadsonderzoek moet in één keer goed staan. Negenentwintig raadsleden hadden allemaal een eigen idee waarover dit raadsonderzoek zou moeten gaan en wat dit zou moeten opleveren. KokxdeVoogd heeft ons goed geholpen om de vraagstelling duidelijk te krijgen en focus aan te brengen in dit onderzoek.
Tijdens een gesprek van KokxdeVoogd met de betrokken fractievertegenwoordigers over dit ene onderwerp werd duidelijk dat er een breder en dieper geworteld probleem achter schuil ging. Gebrek aan vertrouwen over de wijze waarop het college de raad informeerde leidde tot onnodige aandacht van de raad voor details in de uitvoering en een groot aantal moties en amendementen.
Deze ‘bijvangst’ uit het onderzoek hebben we benut om de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd en vergadert nog eens goed tegen het licht te houden”.
Hoe maak je privacy gevoelige onderwerpen bespreekbaar in de raad?
Birgitta Dolfing is raadsadviseur van de gemeente Zutphen en tevens secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer Zutphen. Als gepromoveerd bestuurskundige was zij eerder werkzaam op het gebied van openbare orde en veiligheid bij andere gemeenten en veiligheidsregio’s.
Birgitta Dolfing: “De vorige burgemeester was gelet op de openbaarheid van raadsvergaderingen terughoudend in het verstrekken van informatie aan de raad over de gemeentelijke aanpak, werkwijze en resultaten van beleid gericht op extreme woonoverlast. De zorg om niet in casuïstiek terecht te komen, leidde ertoe dat de raad over algemeenheden werd geïnformeerd. Vanuit het college werden geen alternatieve wegen bewandeld om, zonder in de knel te komen met het verstrekken van gegevens van overlastgevers, de raad toch gericht te informeren over de aanpak en resultaten. De raad kreeg vervolgens onvoldoende vertrouwen in de effectiviteit van de aanpak en besloot het zelf te laten uitzoeken”.
Wat doen we met de aanpak van extreme overlast en wat levert dit nu op?
Twee Zutphense oppositiepartijen namen niet langer genoegen met de antwoorden van de burgemeester op raadsvragen over de aanpak extreme woonoverlast. Zutphen besloot eerder om gezamenlijk met de woningcorporaties de extreme woonoverlast aan te pakken door het financieren van een externe coördinator onder regie van de gemeente Zutphen.
Birgitta Dolfing: “Omdat de burgemeester niet zo diplomatiek reageerde op de vele vragen die bij de raad leefden, voelde de raad zich buitenspel gezet. Eigen onderzoek van de raad naar de feiten moest licht werpen op de afspraken die over de aanpak zijn gemaakt en effecten die hiermee zijn bereikt. De raad wilde ook graag informatie ontvangen over de wijze waarop andere gemeenten het probleem van extreme woonoverlast aanpakken en tot welke resultaten dit daar heeft geleid. Bij voorkeur een vergelijking met gemeenten in de nabijheid van Zutphen”.
De interim-raadsgriffier gaf opdracht tot een quick scan raadsonderzoek en besteedde dit uit bij KokxdeVoogd. “De raadsgriffier kende KokxDeVoogd als een degelijk en onafhankelijk bureau. Bovendien een bureau dat met ons meedenkt over de vraagstelling en aanpak van het onderzoek en oog heeft voor de specifieke omstandigheden en behoeften bij de Zutphense gemeenteraad. In onze verkennende gesprekken werd ons al duidelijk dat KokxdeVoogd geen voorkeur had voor een standaard aanpak of werkwijze, maar in co-creatie op zoek ging naar maatwerk. Dat gaf ons de gewenste steun en vertrouwen”.
Hoe heeft KokxDeVoogd geholpen?
Birgitta Dolfing: “KokxdeVoogd heeft allereerst gezorgd dat de raad up-to-date informatie heeft ontvangen over de wijze waarop Zutphen de extreme woonoverlast aanpakt en de resultaten die hiermee tot nu toe zijn bereikt. Daarbij is gewezen op een systematische aanpak die hiervoor landelijk is ontwikkeld door het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV) en de goede ervaringen met de aanpak hiervan in de gemeente Schiedam. Bovendien heeft KokxdeVoogd manieren aangereikt hoe de gemeenteraad wél geïnformeerd kan worden over privacy gevoelige onderwerpen. Verder heeft KokxdeVoogd ons erop gewezen dat wij het vergadermodel van de raad van Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming (BOB) op papier na streven, maar dat in de praktijk niet doen.
Welk resultaat heeft dat opgeleverd?
Birgitta Dolfing: “In de eerste plaats is over de informatievoorziening in het dossier ‘extreme woonoverlast’ meer rust gekomen. Het vertrouwen hierover is bij de raad gegroeid, mede doordat de huidige burgemeester dit anders benadert dan zijn voorganger. Daarnaast is er hard gewerkt om de structuur van de raadsvergaderingen te verbeteren. Er wordt nadrukkelijker vergadert volgens het BOB-model, er zijn nu vier vaste thematische commissievergaderingen voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter en het reglement van orde van de raad en de gedragscode voor raadsleden worden binnenkort gewijzigd. Al met al zijn een groot aantal ontwikkelingen in gang gezet die het mogelijk maken om gerichter informatie over te dragen, beter inhoudelijk te debatteren en vlotter te besluiten met minder moties en amendementen. Hieraan heeft het onderzoek van KokxdeVoogd zeker een positieve bijdrage geleverd”.