Gemeenten worden geconfronteerd met een steeds groter wordend takenpakket en een toenemende complexiteit van maatschappelijke opgaven.
In veel gevallen zijn deze maatschappelijke opgaven of nieuwe taken te groot of complex om als individuele gemeente op te kunnen pakken. Daarom werken decentrale overheden steeds meer en intensiever met op regionale schaal met elkaar samen.
Zoals alle gemeenschappelijke regelingen in Nederland moest ook de GGD en VT Haaglanden de regeling aanpassen door verschillende wetswijzigingen. Voor dat proces zijn onze adviseurs Guido Lafeber en Matthias Blankesteijn gevraagd om de GR GGD en VT Haaglanden én de negen deelnemende gemeenten te helpen. In gesprek met de voorzitter Marieke van Bijnen en secretaris Iris Du Pon van de GR GGD en VT Haaglanden over hoe KokxDeVoogd dit traject heeft begeleid.
Externe begeleiding: een weloverwogen keuze
Voor het recente wijzigingsproces van de GR GGD en VT Haaglanden heeft het bestuur besloten een externe partij in te schakelen om de implementatie van verschillende wetswijzigingen te begeleiden. De reden? Het waarborgen van juridische zorgvuldigheid én het vasthouden van draagvlak van alle deelnemers in het proces.
“We hadden kunnen kiezen om deze wijzigingen intern door juristen af te laten handelen, maar besloten uiteindelijk dat externe begeleiding van toegevoegde waarde zou zijn,” vertelt de betrokken secretaris, Iris Du Pon. “De Gemeente Den Haag, een belangrijke partner binnen de GR, kan hier zeker in ondersteunen, maar gezien de rol die zij ook hebben als opdrachtnemer vonden we het verstandig om een onafhankelijke externe partij in te schakelen.”
Dat bleek een goede beslissing. In een werkgroep van betrokken ambtenaren, de uitvoeringsorganisaties en KokxDeVoogd zijn alle te wijzigen onderwerpen besproken, voorzien van mogelijkheden, argumenten en uiteindelijk ambtelijke voorstellen. Dit is een waardevolle aanpak, vooral wanneer het gaat om complexe wijzigingen die alle deelnemers raken. “Het betrekken van iedereen en tijd nemen voor het proces heeft echt bijgedragen aan het resultaat,” aldus de Iris. Juist uit de eerdere evaluatie kwam naar voren dat het draagvlak op de afspraken in de GR en de onderliggende documenten echt heeft bijgedragen om de rust te krijgen die er nu in de samenwerking is.
Het belang van een zorgvuldige aanpak
Aan het begin van het traject was het verleidelijk om het proces als een formaliteit te zien. “We dachten aanvankelijk dat deze wijzigingen vooral technisch van aard waren, maar achteraf gezien heeft het proces ons laten inzien hoe belangrijk betrokkenheid en draagvlak zijn,” legt de Iris uit. “Door met een externe partij samen te werken, zagen we al snel het belang van meerdere sessies waarin iedereen goed werd meegenomen.”
Soms was er enige twijfel over de noodzaak van het uitgebreide proces. Toch bleek de aanpak effectief om belangrijke discussies te voeren en de nodige keuzes te maken. “Hoewel we aanvankelijk dachten dat vier sessies misschien wat veel waren, blijkt nu dat de aanpak van KokxDeVoogd echt heeft geholpen in het proces en het resultaat.”
Belangrijke thema’s en keuzes
Tijdens het traject kwamen diverse onderwerpen ter tafel die gevoelig konden liggen, zoals de stemverhoudingen en de zienswijzeprocedures. “Sommige gemeenten hadden specifieke wensen, en ook had een gemeente een uitgesproken zienswijze op enkele punten. Dit leidde tot waardevolle, maar soms uitdagende gesprekken binnen de werkgroep.”
Door deze discussies kon elke deelnemer vanuit eigen perspectief bijdragen, wat leidde tot weloverwogen keuzes. “Het gaf bestuurders de mogelijkheid om goed afgewogen beslissingen te nemen, mede doordat er per keuze meerdere scenario’s werden voorgelegd.”
Resultaat: een stevige basis voor de toekomst
Het proces bleek een stevige basis te leggen voor de toekomst van de GR. De wijzigingen zijn niet alleen op papier goed vastgelegd, maar het hele werkproces is hierop afgestemd. “Dit is niet alleen een juridische aanpassing; we hebben ook organisatorisch alles goed ingericht zodat het vertrouwen in de GR gewaarborgd is,” benadrukt de Iris.
“Het vertrouwen van de raad, de colleges, en de betrokken gemeenten is versterkt doordat iedereen ziet dat wij als GR goed georganiseerd zijn en onze processen op orde hebben.” Dit bevestigt het belang van een stevige juridische basis én een duidelijke, transparante samenwerking. Het resultaat? Rust en vertrouwen bij alle partijen en een succesvolle afronding van het wijzigingsproces.
Een samenwerking met toekomstvisie
Het traject heeft veel positieve uitkomsten opgeleverd, niet alleen in de afgeronde documenten en statuten, maar ook in de structuur van de samenwerking binnen de GR. Op de vraag hoe het bestuur het proces heeft ervaren antwoordt Marieke: “Het is een complex proces en als dat niet goed loopt kan dat van behoorlijke invloed zijn op de samenwerking. Iedere keer als we er bestuurlijk over spraken kwamen jullie, Guido en Matthias, binnen en was duidelijk te merken met hoeveel plezier en vertrouwen jullie dit werk doen. Dat stemde mij als voorzitter wel echt gerust dat het proces tot een goed einde zou gaan komen. En dat blijkt!”
