Auteur | Maxim ter Hedde en Ayrin van Dal-Peters
Telefoonnummer | M: 06 - 10 56 19 57 A: 06 - 30 17 24 38
Datum | 13-08-2020

Te veel of te weinig FTE voor een gemeentelijke taak? 

 

Wat als het college van burgemeester & wethouders een kritische noot heeft geplaatst bij het aantal FTE voor een bepaalde gemeentelijke taak: ‘Kan het ook met wat minder?’ Of wat als medewerkers juist voortdurend signalen afgeven over een te hoge werkdruk en claimen te weinig tijd te hebben voor de hoeveelheid werk? Hoe stel je dan als directielid, afdelingshoofd of teammanager vast of zij een punt hebben? En dit het liefst nog op een objectieve en kwantitatieve wijze uiteraard. Dat kan met behulp van een formatie-calculatiemodel. Een instrument dat KokxDeVoogd al veelvuldig heeft toegepast bij gemeenten. Afgelopen jaar bijvoorbeeld nog in de gemeente Berkelland.

 

Werkdruk sociaal team

Sinds de decentralisaties in het sociaal domein werkt de gemeente Berkelland met vier sociale wijkteams, genaamd ‘Voormekaar’. Deze teams houden zich bezig met de Jeugdwet en de Wmo. Verschillende teams hadden te maken met wachtlijsten en een hoge werkdruk. Dat leidde bij het management tot vragen, onder meer over de capaciteit voor deze sociale wijkteams. Concreet was er behoefte aan richtinggevende uitspraken over de benodigde formatie voor ‘Voormekaar’. Daarbij wilde de gemeente Berkelland ook graag gebruik maken van goede voorbeelden uit andere gemeenten. Een open vizier dus.

T*Q

De inzet van een formatie-calculatiemodel bood uitkomst. Dat kan echter niet altijd; niet alle werkprocessen of werkzaamheden lenen zich hier immers voor. Een formatie-calculatiemodel is alleen toepasbaar als er sprake is van duidelijke werkprocessen, waarin de stappen of handelingen helder zijn. Waarbij sprake is van een repeterend karakter. En waarbij elke stap of handeling is uit te drukken in een tijdseenheid. Een T*Q-benadering dus eigenlijk. Er wordt in feite berekend hoeveel tijd (T) het kost om bijvoorbeeld een Wmo-aanvraag af te handelen. En dat wordt vermenigvuldigd met het aantal Wmo-aanvragen (Q). En voilà: dat geeft het aantal benodigde uren, gemakkelijk om te zetten in aantal FTE.

Maatwerk

De praktijk is uiteraard iets complexer dan een eenvoudige rekensom. Want de ene gemeente is de andere niet. De ene Wmo-aanvraag is de andere niet. En de ene medewerker voert een handeling – ondanks dezelfde procesbeschrijving – weer net iets anders uit dan zijn of haar collega. Met deze en meer factoren kan allemaal rekening worden gehouden bij de toepassing van een formatie-calculatiemodel. Het is dus maatwerk. Daartoe vindt nauwe afstemming plaats met de mensen die de processen en werkwijzen van voor tot achter kennen. Om een zo reëel mogelijke berekening van het benodigde aantal FTE te kunnen maken.

Wel of geen normering

Stel: het sociale team bestaat nu uit 40 FTE. En uit de rekensom blijkt dat er 48 FTE nodig is. Wat betekent dat dan? Dat er 8 FTE extra moet worden aangenomen? Niet per se. Bij het toepassen van een formatie-calculatiemodel wordt uitgegaan van het bestaande werkproces en de tijd die medewerkers zélf aangeven nodig te hebben om alle stappen te doorlopen. Maar misschien zitten daar wel inefficiënte onderdelen in. Kunnen stappen sneller of zijn er andere kansen om te innoveren, bijvoorbeeld met behulp van techniek. Of zijn er mogelijkheden om het werk beter te spreiden over het volledige team, wanneer de een het wat drukker heeft en de ander juist wat rustiger. Dat zijn relevante nuanceringen, die misschien niet direct gekwantificeerd kunnen worden, maar die er wél voor zorgen dat er zorgvuldig gekeken moet worden naar het verschil tussen de feitelijke en berekende formatie.

Daarmee kun je dus in feite stellen dat  de uitkomst van een formatie-calculatiemodel níet normatief is: het levert een bandbreedte op waarbinnen de betreffende gemeente een oplossing kan zoeken. En KokxDeVoogd levert uiteraard een advies op over hoe om te gaan met die bandbreedte.

Wisselwerking: FTE en kosten

FTE zijn op de gemeentelijke begroting een kostenpost. Natuurlijk is het interessant als uit een formatie-onderzoek blijkt dat het wel met wat minder FTE kan. Of dat er efficiencywinst is te realiseren in bestaande werkprocessen. Maar ook dat kost geld. Als voorbeeld: een tijdsbesparing door inzet van een nieuwe ICT-techniek levert misschien wel minder personeelskosten op, maar wellicht ook méér ICT-kosten. Geen reden om die investering niet te doen, uiteraard. Maar wees scherp! Boek niet alvast een besparing van zoveel FTE in op de begroting zonder te kijken wat er elders in de begroting gebeurt, want dan is het beeld niet realistisch.

De opbrengst

Inzet van een formatie-calculatiemodel levert méér op dan alleen een rekensom en een bandbreedte. Sowieso krijgt de gemeente in kwestie het rekenmodel beschikbaar, voor eigen gebruik. Net als een toelichting of handreiking hierbij, waarin alle uitgangspunten en aannames expliciet staan uitgeschreven. En een rapportage waarin het advies op maat is uitgewerkt.

Maar dat is nog niet alles. De praktijk wijst uit dat de opbrengst binnen de organisatie veel breder is. Het levert directieleden, afdelingshoofden of teamleiders veel meer inzicht in het werk van hun medewerkers. En het biedt medewerkers de gelegenheid om hun leidinggevenden mee te nemen in waar ze mee bezig zijn en tegenaan lopen. Hetgeen vervolgens leidt tot meer wederzijds begrip. Ook biedt het kansen voor teamleden om van elkaar te leren: hoe gaan collega’s om met dat ene, voorgeschreven werkproces, en waar zien zij kansen om zaken anders en beter te doen. Misschien is die indirecte opbrengst nog wel véél groter dan die ene rekensom.

Momentopname

Een nuance tot slot. De uitkomst van de rekensom en de bandbreedte zijn een momentopname. Want als de wetgeving wijzigt en noodzaakt tot andere stappen, verandert de uitkomst. Net als wanneer het aantal Wmo-aanvragen toeneemt. Of wanneer er intern aanleiding is om het werkproces te wijzigen. Juist daarom is het van belang dat de berekening opnieuw kan worden gemaakt. Liefst door de gemeente zelf, zonder dat het opnieuw kosten voor de inzet van een extern bureau met zich meebrengt. Daarom levert KokxDeVoogd het model zodanig op, dat de opdrachtgever het zelf eenvoudig kan hergebruiken of aanpassen waar en wanneer nodig.

Herkenning? Verbazing? Interesse?

Mocht je na het lezen van dit artikel je verhaal willen delen, nieuwsgierig zijn geworden naar de bijdrage die wij u kunnen leveren of naar de opdrachten die KokxDeVoogd uitvoert of zijn er vragen binnen een gemeente over te veel of te weinig FTE voor een bepaalde taak? Overweeg dan de inzet van een formatie-calculatiemodel. Meer weten? Neem contact op met KokxDeVoogd, via Maxim ter Hedde (m.terhedde@kokxdevoogd.nl /06-10 56 19 57).