KokxDeVoogd is een organisatieadviesbureau
voor overheden en maatschappelijke dienstverleners.
Terug

Datum | 01-02-2019
Auteur | Maxim ter Hedde
Adviseur KokxDeVoogd
m.terhedde@kokxdevoogd.nl
06 10 56 19 57

 
 
Flexibiliteit in kosten als continuïteitsvoorwaarde

Het organiseren van optimale flexibiliteit in de kosten is van levensbelang voor organisaties met sterke fluctuaties in de vraag naar hun producten en diensten. De fluctuaties kunnen voorspelbaar zijn, bijvoorbeeld bij producenten van seizoenartikelen. Maar de fluctuaties kunnen ook onvoorspelbaar zijn, zoals bij de productie van zandzakken bij overstromingen of van ventilatoren bij hittegolven. Dit geldt eveneens voor sommige publieke en publiek gefinancierde organisaties. Daarom laat ik in dit blog zien wat de optimale organisatievorm voor een publieke of publiek gefinancierde organisatie is, die te kampen heeft met een sterk fluctuerende werkvoorraad.

KokxDeVoogd heeft een aantal opdrachten uitgevoerd bij verschillende organisaties die te maken hebben met een sterk fluctuerende werkvoorraad. Opvallend is dat deze organisaties fundamenteel anders omgaan met hun bedrijfsvoering, terwijl zij vergelijkbare werklastbepalende factoren kennen en een relatief vastomlijnd dienstverleningspakket. Zeker bij ‘p x q financiering’ (inkomsten variëren één op één met het meetbare aantal ‘klanten’) is flexibiliteit in kosten een continuïteitsvoorwaarde.

Voor het organiseren van deze flexibiliteit in kosten, lijkt een projectorganisatie op het eerste gezicht de meest optimale organisatievorm. Maar een projectorganisatie heeft ook een aantal belangrijke nadelen . Lees hieronder over de voors en tegens en mijn conclusie voor de beste oplossing.

Een projectorganisatie is op zichzelf niet genoeg bij het tijdelijk ontbreken van de vraag
De meest flexibele organisatievorm is de projectorganisatie. De projectorganisatie wordt gekenmerkt door een duidelijk afgebakende opdracht en tijdelijkheid van bestaan. Er moet door de projectorganisatie gepresteerd worden, zowel bij lage vraag naar de producten en diensten als bij hoge vraag. Daarbij mag in ieder geval geen verlies worden gemaakt. Bij het tijdelijk ontbreken van vraag naar producten en diensten zal de projectorganisatie zich vanzelf moeten opheffen. Daarnaast is het bij weer toegenomen vraag niet zeker dat de projectorganisatie zichzelf weer opricht. Dit zijn belangrijke nadelen van een projectorganisatie bij het tijdelijk ontbreken van de vraag. 
 
Een projectorganisatie is in de meeste gevallen geen werkgever van de medewerkers in het project. Het werkgeverschap wordt vervuld door (lijn)organisaties die mensen op basis van hun competenties en vaardigheden voor langere termijn aan zich willen binden, waarbij idealiter de doelstelling en visie van de organisatie overeen komen met de drijfveren van de medewerkers. Dit laatste is met name belangrijk voor organisaties met een ideëel oogmerk; de binding tussen organisatie en medewerkers vormt daarmee een sterke basis voor de continuïteit van de organisatie. Er is dus altijd een lijnorganisatie nodig die het werkgeverschap vervult om (schaarse) mensen die uit het goede hout gesneden zijn blijvend aan zich te binden. Het lijkt daarom toch beter flexibiliteit binnen of voor een lijnorganisatie te organiseren.
 
Optimale flexibiliteit organiseren door een waakvlamfunctie binnen of voor de lijnorganisatie
Lijnorganisaties die te maken hebben met een sterk fluctuerende vraag naar producten en diensten zijn gebaat bij het organiseren van een ‘waakvlamstand’. Zo’n waakvlamstand is van toepassing wanneer de werkvoorraad langdurig onder een bepaalde kritieke grens komt.  In deze waakvlamstand worden alle minimaal noodzakelijke functies voor de overleving van de lijnorganisatie in stand gehouden. Dit kan zowel binnen als buiten de lijnorganisatie. Binnen de lijnorganisatie heeft de voorkeur, maar dat betekent dat de lijnorganisatie ook een andere financieringsbron moet hebben om de waakvlaminfrastructuur in stand te kunnen houden (hoe klein en goedkoop ook). Voor een waakvlaminfrastructuur is er namelijk minimaal één persoon nodig die het primaire proces kent en de bedrijfsvoering hiervoor weer kan opstarten en laten groeien. Dit is meestal een hands-ons en ervaren manager met ondernemerszin. 

Als de waakvlamstand binnen de lijnorganisatie niet mogelijk is, kan een deel van de vaste functies (en kosten) worden ondergebracht bij een externe partij. Deze externe partij houdt de kritische functies tijdelijk, voor een afgesproken termijn, overeind.

Door het organiseren van een waakvlamstand is een lijnorganisatie optimaal voorbereid op de veranderende omstandigheden die met de uitvoering van de primaire taak samenhangen en kan gedachtegoed en (handels)naam ook slechte tijden overleven.


Een voorbeeld van zo’n organisatie is VluchtelingenWerk. Deze organisatie bestaat al tientallen jaren en heeft in deze decennia geleerd hoe zij zich overeind houdt bij een sterk fluctuerende vraag naar hun diensten en producten. Wat de medewerkers bindt is het verantwoordelijkheidsgevoel en de overtuiging dat alle mensen recht hebben op een menswaardig bestaan, waar ook ter wereld ze geboren zijn. Een bepalend deel van de ondersteunende functies (ICT-infrastructuur) is ondergebracht bij de centrale organisatie (VluchtelingenWerk Nederland). De rest is ondergebracht in de regionale stichtingen, met ieder een kern van medewerkers die de organisatie zo goed kennen en zo generalistisch zijn in hun taakopvatting dat ook bij een kleine vraag naar hun producten en diensten zij geen verlies draaien en kunnen blijven bestaan.


 

Herkenning? Verbazing? Interesse? Mocht u na het lezen van dit blog uw verhaal willen delen, nieuwsgierig zijn geworden naar de bijdrage die ik kan leveren aan uw opgaven of naar de opdrachten die KokxDeVoogd uitvoert dan nodig ik u van harte uit contact op te nemen via onderstaande contactgegevens. Bel of mail me via onderstaande contactgegevens.

Maxim ter Hedde
Adviseur KokxDeVoogd
m.terhedde@kokxdevoogd.nl
06 10 56 19 57

KokxDeVoogd is gevestigd in Houten. KokxDeVoogd is geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 54502276, met BTW nummer NL8513.30.563.B01.