"Help, onze inkoopstrategie werkt niet!"

Een jaar geleden was de kop van dit artikel misschien geweest: “Help, we hebben geen inkoopstrategie!” Inmiddels hebben de meeste gemeenten het afgelopen jaar hard gewerkt aan een (hernieuwde) strategie voor het inkopen van zorg en ondersteuning. Toch blijken ze er in de praktijk nog vaak mee te worstelen. Hoe komt dat? Is er iets aan te doen?

Even een stapje terug. Sinds de decentralisaties van (jeugd)zorg, ondersteuning en participatie in 2015 moeten gemeenten zorgen voor passende zorg voor hun inwoners. Een duidelijke taak en grote verantwoordelijkheid. Gemeenten gingen, meestal zonder voldoende kennis, aan de slag met de inkoop van zorg en ondersteuning.

Gemeenten kozen vaak voor ‘open house’ constructies: hopend op een soepele overgang en brede dienstverlening werd het private partijen zo makkelijk mogelijk gemaakt om in het zorgaanbod opgenomen te worden. Het voordeel: keuzevrijheid voor de burger. Het nadeel, weten we nu, was wildgroei in het aanbod, te weinig grip op de kwaliteit en onvoldoende grip op de financiën. Om nog maar te zwijgen van gevallen van ‘woekerwinsten’ bij aanbieders en zelfs fraude.

Vandaar dat alle gemeenten voor een nieuwe contractperiode op zoek gingen naar de ideale inkoopstrategie. De ideale manier om de ideale partners te vinden die de ideale diensten bieden voor de ideale prijs. U raadt het al: het blijkt in de praktijk allemaal niet zo ideaal.

"Inkoopstrategie is een verraderlijk woord" 

“Dé inkoopstrategie bestaat niet. We hebben het immers niet over het inkopen van pennetjes en gummetjes. Zorg en ondersteuning moeten de cliënt centraal stellen, en zijn dus per definitie flexibel en dynamisch. Het formuleren van strategische uitgangsprincipes is zeker nodig. Inclusief de keuzes over wat je als gemeente alleen doet, en wat in samenwerking met andere gemeenten. Maar daarmee ben je er helaas nog niet,” stelt Eric Dorscheidt, partner bij KokxDeVoogd. Hij ziet nu veel gemeenten worstelen. De gemeenteraad komt niet altijd tot heldere keuzes en de grote vraag blijft vaak hoe de sturing te organiseren.  

“Inkoopstrategie is een verraderlijk woord. Alsof daarmee iedereen ineens precies weet wat hij of zij moet doen. Dat is niet zo. Eigenlijk is de inkoop van zorg- en ondersteuning een complexe samenwerking, die in de uitvoering altijd weer nieuwe vragen oproept. Gemeenten moeten dan ook aan de voorkant zorgen dat ze goede afspraken maken, ze honoreren, of opnieuw overleggen en bijsturen. Dat geldt voor de samenwerking met aanbieders, maar net zo goed voor de samenwerking met partner-gemeenten. Dat verhoogt vaak de complexiteit."

Wat raadt Eric aan gemeenten aan, die vastlopen met de implementatie van hun inkoopstrategie? “Zorg voor bewustzijn in de organisatie voor het feit dat de inkoopstrategie in werkelijkheid een complexe samenwerkingsstrategie is. Het uitrollen is een kwestie van trial en error. Betrokken blijven en nieuwe dingen proberen. Permanente sturing. Meer werken in pilots. Samen met private partners, maar dus ook met andere gemeenten.”

Eric merkt ook op dat inkoopstrategieën regelmatig ingebouwde vaagheden bevatten: “Zorg en ondersteuning raken vaak aan moeilijke politieke keuzes of zelfs taboes. Als een inkoopstrategie te veel keuzes open laat, komen de onduidelijkheden tijdens de implementatie natuurlijk als een boemerang terug in het gezicht van de mensen die het moeten doen. Zeg dus als verantwoordelijk ambtenaar nooit: "Hier is de strategie, los het verder maar op." Ga in gesprek, intern en met alle partners. De permanente wisselwerking met de markt en partnergemeenten is cruciaal.”

Eric vervolgt: “Over de sturing moeten gemeente formele besluiten nemen. Er zijn simpelweg vier sturingsinstrumenten (zie afbeelding). Cruciaal daarbij zijn ook de inrichtingsvraagstukken. En dit allemaal voor de duur van meerdere jaren, met voldoende ruimte voor tussentijdse verbetering en bijsturing tussen inkoop, toegang en uitvoering. Multidisciplinair, en dus niet puur vanuit juridische of financiële hoek.”

Meer weten over onze visie en diensten op het gebied van samenwerking op het gebied van zorg en ondersteuning en strategisch advies in het Sociaal Domein? Bel Eric, Jorn of Helga.

Noot bij dit artikel - Gemeenten worstelen met hun zorgpartners, nu veel contracten tussen gemeenten en aanbieders van (jeugd) zorg en ondersteuning verlopen. Waarom lopen de samenwerkingen vaak zo stroef? Hoe maken we ze beter? Onder de titel  “ZorgKopZorgen” proberen we de komende maanden af en toe een stapje terug te doen en de grote uitdagingen te beschrijven die onze adviseurs tegenkomen bij gemeenten, en doen we een eerste stap(je) om ze op te lossen. Voor het gemak gaan we er maar even van uit dat de eerste zorgkopzorg, meer geld, door het nieuwe kabinet wordt weggenomen.